運営マニュアル

Googleフォームの作り方・手順

Googleフォームは、イベントの参加者を募ったり、イベント後のアンケートをしたりするのに必須のツール。

情報の抜け漏れのないGoogleフォームを作ることが大事。この記事では、Googleフォームの作り方を書いていく。

新規フォームの作成

  • Googleフォームは、Googleドライブの画面から作成する。
  • Googleドライブの画面から、左上の《新規》→《その他》→《Googleフォーム》。

タイトルを作る

  • フォームのタイトルをつける。
  • 一番左上のフォーム名（下線を引いている部分）は、クリックしたらフォームタイトルと同じ名前にすることができる。

フォームの説明をかく

HOTDOGの申し込みフォームではフォームの説明欄に、イベントや募集内容の詳細を書く。

※下の説明および例はイベントの募集をする際のもの。

説明欄に書くべきこと

  • フォームの名前（例：25歳以下限定！NY在住日本人のための『BBQ大会』）
  • イベントの説明（例：ニューヨークに住む25歳以下限定のBBQ大会です。）
  • 参加条件
  • 開催日程
  • 集合場所
  • 集合場所までのアクセス（〇〇線、〇〇駅から徒歩〇分）
  • イベントのスケジュール
  • 料金目安
  • 説明欄の最後には申し込みに際しての注意事項とHOTDOG TIMES、U25コミュニティの情報を載せる。
（例）
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【概要】25歳以下限定！NY在住日本人のための『BBQ大会』
主催　　　　HOTDOG TIMES / U-25コミュニティ【運営】
プラン　　　４時間BBQ焼肉食べ放題＋ドリンク（２杯目以降の飲み物は各自持参）
料金　　　　＄２０
開催日時　　２０１８年７月７日
開催時間　　13:00~ 受付開始
13:30~ BBQスタート
17:30~ 写真撮影・解散（2次会へ➡︎）
開催場所　　Prospect Park（プロスペクトパーク）
★場所の詳細は後日連絡
連絡先　　　LINE：taito212 （主催者につながります。）
場所情報　　https://goo.gl/maps/JJSQ1uVSaYA2
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料金目安を書く際の注意点

（例）
《参加費》2000円（当日現金でお支払い頂きます。）
《昼食代、ドリンク１杯分含む》
↑料金に含まれるものを明記。

※交通費など自己負担のものは、あらかじめ伝えておく。

説明欄の最後に書くべき情報①　お申し込みに際しての注意事項

（例）
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①お申込確認後、当団体から申し込み確認のご連絡をさせて頂きますが、ご連絡にお時間を頂く場合が御座いますのでご了承ください。イベントの１週間前までにグループLINEに招待します。イベント開催の１週間前を経過しても連絡の無い場合は、登録情報（メールアドレス・LINE ID）に誤りがある場合が御座いますので、お手数ですが当団体メールアドレス（hotdogtimesny@gmail.com）までお問い合わせください。
②当団体からの連絡が迷惑メールフォルダに振り分けらていたため、手続きに遅れが生じて参加ができないケースがあります。そのようなことを未然に防ぐ為、当団体メールアドレス（hotdogtimesny@gmail.com）をご登録くださいますようお願い申し上げます。
③当団体からのLINEまたはメールアドレスでのご連絡にて、今後のご案内をさせて頂きます。
④当フォームへの申込だけではキャンセル料は発生致しません。
※参加費は、当日での支払いとなります。
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説明欄の最後に書くべき情報②　運営団体情報

注意事項の下に運営団体情報を記入する。

（例）
【団体名】学生団体HOTDOG
学生団体HOTDOGは、WEBメディア『HOTDOG TIMES』とニューヨーク在住25歳以下『U25コミュニティ』を運営しています。ニューヨークに留学中の学生を中心に、今後クリエイター支援や、イベントの企画など様々な形でニューヨークで活動していきます。
【活動内容】
・メディアのライティング
・イベントの企画運営
・U25コミュニティ運営
・企業とのコラボ
・新企画立案
【WEBメディアHOTDOG TIMES】
『アメリカ留学をハックする』をコンセプトにしたWEBメディア。ニューヨークのクリエイターやトレンド、在住者向けのコアな情報を届けます。
http://hotdog-times.com/
⠀
【U25コミュニティ】
HOTDOG TIMESが運営するニューヨークに住む25歳以下の日本人限定のオフラインコミュニティ。毎月イベントを開催しています。⠀掲示板よりもっと身近で、オンラインで繋がれる空間を育てながら、オフラインのイベントを通じて、人と人が出会い、新しいナニカを生むきっかけを作りたいと思っています。
【理念】『ニューヨークの若者の発信源になる』
学生団体HOTDOGは、ニューヨークにいる日本人が
挑戦できる環境を作り、化学反応を起こすコミュニティを育てる
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質問等ありましたら、下記アドレスにお問い合わせください。
hotdogtimesny@gmail.com
【SNSアカウントの紹介】
＊＊HOTDOG TIMESはSNSで情報を発信しています＊＊
Twitterアカウント→ https://twitter.com/HOTDOG_TIMES?lang=ja
Instagram 学生支部アカウント→https://www.instagram.com/hotdog_times/
こちらのアカウントもよろしくお願いします！これからの投稿をお楽しみに！

セクションを移動する

  • HOTDOGの申し込みのフォームの1枚目はイベントの詳細のみ。
  • 丸で囲んでいる「セクションを追加」を押して、フォームの２枚目に移動。
  • その際、赤線を引いている場所が「次のセクションに進む」になっていることを確認する。（そうでないとフォームを見た人が次のページに進めない）

２枚目の最初に説明を入れる

  • ２枚目の最初には申し込み情報を書いてもらう旨を説明する文を書く。
  • 赤丸で囲った「タイトルと説明を追加」を押して、「無題のタイトル」と書かれた部分に「申し込みに必要な情報をご記入ください」と書く。

説明欄内容

※これはそのままコピペでOK。

以下の必要該当項目をご選択・ご記入後、『送信』にてお手続きを完了してください。

【入力情報の変更について】
お申込フォーム送信後、入力情報の変更をご希望される方は、再度正しい情報をフォームに記入、又は当団体メールアドレスまでご連絡ください。万が一の事態に備えて、正確に情報を把握しておく必要があります。

質問と回答欄を作る

  • ２枚目の説明以降は、質問内容を書きます。
  • 赤丸で囲った部分を押して、質問内容を追加していきます。

HOTDOGのイベントの申し込みフォームで使う主な質問

※＝必須項目

  1. ※お名前
  2. ※性別→選択式ではなく記述式にするのがベスト
  3. ※年齢
  4. ※メールアドレス
  5. ※LINE ID学校名（学生でない人は無記入で可）
  6. ※参加のチェック事項
  7. 備考・コメント欄

参加のチェック事項とは

HOTDOGのイベントでは、当日の無断キャンセルを防ぐために以下のチェック項目に同意してもらう。

下はU25のイベントの例

選択式の質問

  • Googleフォームでは、質問に対してどういった形で回答を入力できるか、を設定することができる。
  • 名前の場合は「記述式」になるので、右側の「ラジオボタン」って表示されているところをクリックして、「記述式」を選ぶ。
  • 複数の回答を可能にする場合は、「チェックボックス」。
  • HOTDOGのイベント申し込みフォームの場合は性別とチェック項目、備考コメント欄以外、基本「短文記述式」。

必須ボタンの設定

  • 必ず答えて欲しい項目は「必須ボタン」をON。
  • イベント申し込みフォームは基本的に、学校名と一番下の備考・コメント欄以外は必須。

質問に説明を追加する

  • 質問に説明を添える。
  • 赤丸を押して、「説明」を押すと、質問に補足の説明が加えられる。

フォーム送信・リンクの短縮

  • 備考・コメント欄まで作り終わったら、フォームを書き出す。
  • 画面右上の「送信」を押す。
  • すると「フォームを送信」と出てくるので、送信方法を「リンク」にする。

    • 赤丸のボタンを押すとリンクが表示される。

    ※赤線の「URLを短縮」というボタンにチェックを入れるとURLが短縮されるので、これをSNS等のリンクとして使う。

    回答をスプレッドシートに書き出す

    • Googleフォームの「回答」はフォームから見れる。
    • 「回答」ボタンを押すと回答が閲覧できるページに飛ぶ。
    • 右側の赤丸のボタンを押すと、回答をスプレッドシートに書き出すことができ、回答者の情報を一覧で管理できる。
    • スプレッドシートのボタンを押すと「回答先の選択」と出てくるので、「新しいスプレッドシートを作成」を押して、「作成」ボタンを押する完了。
    • 作成した申し込みフォームと回答のスプレッドシートは、「マイドライブ」に保存されるので、その後、HOTDOG＞イベントに移動しておく。

    以上がGoogleフォームの使い方。早速フォームを作ってみよう。

    ※イベント後のアンケートフォームは少し質問内容が異なるが、基本的なフォームの使い方は同じ。

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