HOTDOG流ミーティングの進め方

HOTDOGのミーティング(MTG)について

HOTDOGのMTGは、毎週金曜の20時〜22時の2時間。

-2018年8月3日現在
-変更点は、今後加筆していく。

※メディアとイベントのチームが分かれてからは、MTGの形を再考する必要あり。

MTGを誰でも見学可能に(オープン化)する

HOTDOGのミーティングは、見学可能に(オープン化)する。

8月は説明会月間。希望者がいれば、HOTDOG代表が毎週19時から開催し、加入希望者や見学者がいた場合、20時以降のMTGを見学してもらう。

※メンバーのは通常通り8時集合*

定例MTGの目的

定例MTGの目的は以下の通り。

  • メディアの進捗を確認する
  • SNSの進捗を確認する
  • U25の進捗を確認する
  • メンバーの個人目標の設定・確認をする
  • メンバーのTo Doを確認する
  • メンバーの学びの時間を作る
  • HOTDOGの方向性を確認する
  • みんなで助け合いながら作業を進める

見て分かる通りMTGのほとんどは確認作業

普段オンラインでしか話さないからこそ、オフラインで会う場はすれ違いをなくすために確認を重視していく。

MTGを進行するファシリテーターの役目

MTGの進行は週ごとにメンバーで順番に行なっていく。

意図は、MTGをスムーズに進めるため、また一人一人に主体性を持って団体に関わってもらうため。

ファシリテーター(ファシリ)が当日のMTG前までにすること

各週のMTGのファシリは、その週のMTGを進めると同時に、MTGに必要な週報(月の記事数・PV数・ユーザー数・各SNSフォロワー数・U25メンバー数)をまとめて、当日MTGまでにSlackの#meeting チャンネルで告知。

メディアはGoogleアナリティクスで、SNSは各SNSを事前にチェック、U25コミュニティはFacebookコミュニティを確認して数字を書き出す。

週報の内容

KPI(数値目標)確認

-メディア進捗-
月間記事数 〇〇本
ユーザー数 〇〇
月間PV数 〇〇

-SNS進捗-
Facebook 〇〇⇦累計(先週からの伸び)
Twitter 〇〇⇦累計 先週からの伸び)
Instagram 〇〇⇦累計(先週からの伸び)

-U25進捗-
メンバー数 〇〇人(先週からの伸び)

ファシリが当日のMTGですること

MTGのファシリは、アジェンダ通りにMTGを進めていく。難しく聞こえるけど、慣れたら簡単!

MTGのアジェンダ(流れ)

MTGは現段階(2018年8月)では8時から行うので、遅刻しないように。

8:00〜8:10アイスブレイク

お互いの近況を1人1分程度で全員話す(ファシリテーターは全員に聞く)

(例)「昨日、電車に乗ったら変なおじさんがいて・・・・」など何でもよし。「なんだそりゃ」と思った人、やったら慣れる。

意図はMTGに入る前に雑談を入れて、メリハリをつけるため。お互いの状況を知るため。

8:10〜8:20:KPI進捗(週報)確認

ファシリは週報に書いたKPI進歩を共有し、MTG参加メンバーは週報を見ながら確認。

代表者はKPIを確認し、進行が遅れているものに関しては、レビューを行う。

8:20〜8:35:イベント進行確認

ファシリはイベントの担当者・企画者に振る。

  • U25の定例イベント(月末)のリリース予定または、現段階参加者数報告。To doの共有。
  • ミスコンの進捗。To doの共有。
  • その他イベントの予定(あれば)To doの共有。

8:35〜8:50:個人目標振り返り・来週の目標

ファシリは全員に振る。

①1週間の自分の活動を報告

→先週掲げた目標は達成できたのか。達成できなかった理由はなんなのか。

②個人の来週の目標

→記事を書ける人は、執筆予定の記事数・記事のアイデアを軽く共有&お互いコメント。最初は、なかったらなかったでOK。

③最後に来週のMTGまでにやるタスクを整理

→MTGが終わってから、個人のタスクをSlackの#generalに共有する。

—ここまででファシリの仕事は終わり—

8:50〜9:00 ワークショップ

HOTDOGメンバーの学びの時間

メディアを作る上で必要なこと、イベントを作る上で必要なことを代表が話す。(最初のうちは)

普段、作業していて分からないこと、メディアについて知りたいことなど、事前に教えてくれてたらレクチャー。みんなが興味のあるものを優先的に行う。個人の発信にも必要な力だと思うので。

※今後、HOTDOGが成長していく過程を残す為、また拡大して新メンバーが入った時に必要なことを共有しやすくする為に、HOTDOG運用TIPSとしてメディアの方にも残す。

事前に質問がない場合、ワークショップでは、これらを題材に学びをシェアすることもあるのでチェック。記事を更新したら、Slackで都度共有。

9:10〜10:00 作業タイム

上記までが全て終わったら一旦休憩。

さらに必要な話がある場合、新しいアイデアなど、MTGを延長する必要がある場合は話を詰める。終わり次第10時までは記事を書くなり、タスクをするなり基本的に自由に作業タイム。

作業タイムにすべきこと

  • HOTDOGの活動について疑問がある人、相談、アイデアがある人はここで解消しておく。
  • イベント担当グループは、イベントの詳細についてここで話したりするのも有効的。
  • メディアやイベント以外の企業案件・スポンサー案件に関してはここで報告する。
  • KPI確認でレビューが足りなかったもの、対策が必要に関しては対策をここで練る。

※オフラインでせっかく顔を合わせられる機会なので、ここで話すべきことはしっかり話す。

10:00 解散

ファシリ以外のメンバーがやっておくこと

MTGまでに先週立てた個人の目標を振り返り、MTGでは反省改善を報告できるようにしておく。

イベント担当者は、一週間のうちに話し合ったイベントの状況を話せるようにする。

MTGの心得

8時〜9時までの定例MTGに話し合いはいらない淡々と進める。

9時までのパートは、お互いに確認事項を共有して目標に向かう為の時間。

10時からのパートはオフラインだからこそ必要な話し合いをする。

最後に

HOTDOGは発信の場所であり、個人の成長の場所。

有意義なMTGにしよう。

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ABOUTこの記事をかいた人

taito.katsumata.hoteling@gmail.com

勝俣泰斗 HOTDOG TIMES共同編集長。大学2年次に、ニューヨーク州立大学を成績不振で退学。帰国後の2年間、旅企画の引率や東京のゲストハウスの運営を経て、同大学に再入学。好きな食べ物はホットドックかと思いきや、ハンバーガー。